La crisis sanitaria provocada por la propagación de Covid-19 ha transformado rápidamente la industria tradicional de los eventos y ha impulsado reuniones virtuales.
Ahora, los organizadores deben preocuparse más por la limpieza, las medidas de higiene y la distancia entre los asistentes para adaptarse a las exigencias de la sociedad. A su vez, las empresas se enfrentan a una reducción del presupuesto y a la dificultad de reunir en un mismo lugar a personas de distintas provincias o países.
Las salas no podrán llenarse al máximo de su capacidad, por lo que participarán menos personas. Asimismo, la mayoría de los asistentes serán personas geográficamente cercanas al lugar de celebración. Esta realidad sugiere que las reuniones serán más pequeñas, sencillas y de menor duración.
Por su parte, en el industria de eventosse espera una disminución de los precios de las sedes y de las comisiones cobradas por los organizadores. También será necesario invertir en la adaptación de las instalaciones y los centros de convenciones para hacerlos más versátiles, con el fin de garantizar una distancia saludable entre los participantes.
En este contexto, la innovación es clave para evitar más pérdidas económicas y adaptarse a los cambios recientes. La tecnología ya ha demostrado su poder para superar las barreras físicas y mantener el flujo de información entre las personas, por lo que las empresas empiezan a plantearse más reuniones virtuales y eventos híbridos.
En transformación digital de los eventos estará marcado por el uso de tecnologías como la realidad virtual y aumentada, las videollamadas, los chats, etc. Sin embargo, entre los cambios más significativos en la industria de reuniones y eventos también se incluyen:
Recursos limitados
La pandemia de Covid-19 está generando una crisis económica que obliga a muchas empresas a reducir sus plantillas y a reducir los presupuestos asignados a las distintas áreas.
En el sector de los eventos, esta escasez de recursos plantea el reto de crear experiencias significativas para los asistentes basado en la creatividad, la flexibilidad y la eficacia.
De lo contrario, los organizadores de eventos no podrán recuperar sus niveles de producción ni aumentarlos en el futuro.
Público selectivo
Actualmente, tanto empresas como expositores, patrocinadores y asistentes están reevaluando su participación en eventos. Estas reuniones no sólo se perciben como un riesgo para la salud de los implicados, sino también como un riesgo financiero.
La mayoría de la gente sólo asistirá a un acto presencial si le proporciona una experiencia imprescindible o una oportunidad única de adquirir conocimientos y establecer contactos valiosos con otras personas. De lo contrario, preferirán no asistir.
Este último escenario afectará enormemente a la rentabilidad del sector de las reuniones y al retorno de la inversión de las empresas. Y para evitarlo, los organizadores de eventos tendrán que ser más ingeniosos para:
- Garantizar la asistencia de los invitados
- Aumentar el alcance de los actos y estimular la participación
- Transmitir el valor del acontecimiento de forma única y emotiva
- Aumentar la productividad
Nuevas demandas
Empresas necesitan evitar más pérdidas económicas, por lo que se asegurarán de no tener que pagar por un evento que puede no celebrarse. Por eso, los centros de convenciones y reuniones tendrán que flexibilizar los contratos y las condiciones de cancelación para dar confianza a los clientes.
Del mismo modo, será necesario que adapten sus instalaciones para que los asistentes se sientan seguros durante el evento. El distanciamiento social, el uso de mascarillas, el suministro de gel hidroalcohólico y la toma de temperatura corporal son las nuevas necesidades básicas que salas de reuniones y los organizadores de eventos deben cubrir.
Asimismo, se estima que los hoteles tendrán que bajar las tarifas en la reserva de habitaciones para mantener su rentabilidad y atraer clientes. Los servicios de comidas y bebidas también tenderán a la baja para estimular la contratación y asegurarse cierto margen de beneficios.
Inclinación por la sostenibilidad
La sostenibilidad es una preocupación creciente, especialmente en tiempos de pandemia. Organizadores debe esforzarse por trabajar con materiales reciclables de bajo impacto ambiental, así como por contribuir al ahorro energético.
La reducción de las emisiones de CO2 será otro de los objetivos primordiales, por lo que se evitará el traslado de recursos desde lugares lejanos. En su lugar, se dará preferencia a los productos locales, ya sean alimentos, materiales de ensamblaje y producción, o regalos.
Esta nueva forma de organización aportará valor añadido a las comunidades locales y formará parte de las acciones de Responsabilidad Social de la organización.
Tiempos reducidos
Hasta que el mundo no disponga de una vacuna que detenga la propagación del Covid-19, la gente no se sentirá dispuesta a pasar mucho tiempo en reuniones prolongadas con numerosas personas alrededor.
Los organizadores deben reducir el tiempo invertido en actividades que no sean esenciales para el desarrollo del evento. De este modo, los asistentes tendrán una experiencia concisa, agradable y cargada de valor sin exponerse excesivamente a situaciones de riesgo.
Apuesta por eventos híbridos y virtuales
Eventos híbridos combinan la experiencia presencial con la virtual, de modo que un pequeño grupo de personas reunidas en un mismo espacio puede comunicarse e interactuar con una amplia audiencia a través de distintos canales digitales. Por su parte, eventos virtuales concentrar toda la experiencia en el plano digital.
Antes de la pandemia, los eventos híbridos y virtuales rara vez formaban parte de los planes de las empresas. estrategia de marketing. A pesar de ello, se están convirtiendo en la mejor forma de celebrar reuniones sin poner en peligro la salud de los participantes.
Las empresas han descubierto que para mantener el contacto con sus clientes el uso de la tecnología es esencial. Y por eso, estas modalidades empezarán a ser más frecuentes.
No sólo porque facilitan la asistencia de personas de cualquier parte del mundo, sino también porque reducen los costes de producción, garantizan un mayor retorno de la inversión y aportan un valor añadido a la experiencia de los participantes.
Sin embargo, para alcanzar estos objetivos, no basta con ofrecer un webcast en directo. Se trata de ofrecer a los participantes una experiencia más envolvente y diferenciadora que capte su atención y refuerce su relación con la empresa.
Por lo tanto, al igual que los organizadores de eventos cuentan con el equipo y los recursos necesarios para patrocinar una reunión presencial, se espera de ellos que dispongan del software y las herramientas adecuadas para desarrollar un evento eficaz y memorable. reuniones virtuales.
No cabe duda de que los actos cara a cara volverán. Su regreso será gradual a medida que se superen los efectos de la pandemia. Primero se reanudarán las reuniones locales, regionales y nacionales, mientras que las reuniones y convenciones internacionales serán las últimas en celebrarse.
Sin embargo, este contexto social complejo e incierto permitió a empresas y organizadores de eventos reconocer la necesidad de crear soluciones innovadoras y transformadoras para ajustarse a una realidad cambiante.
Por ello, los eventos híbridos y las reuniones virtuales formarán parte de la nueva normalidad en el industria de eventos. Además de permitir a las empresas demostrar su capacidad de adaptación, les ayudará a transmitir su propuesta de valor a los clientes potenciales y, al mismo tiempo, a obtener una alta tasa de rentabilidad.
