Antes de tecnología de gestión de eventos la organización de reuniones y convenciones era un proceso manual. La lista de asistentes se rellenaba uno a uno en el ordenador. Asimismo, la mayor parte de la promoción se concentraba en folletos o pancartas y acercamientos personales.
Con el nacimiento de actos virtuales e híbridos y el auge del marketing digital, ha aumentado la necesidad de realizar un seguimiento y medir la eficacia de los eventos al tiempo que se simplifican los procesos de inscripción y organización.
Fue entonces cuando la tecnología de gestión de eventos empezó a desempeñar un papel en el éxito de los eventos híbridos.
Esta tecnología se compone de todos los herramientas digitales que facilitan el trabajo de los organizadores y mejoran la experiencia de los asistentes. Incluye software, aplicaciones y programas que se utilizan para controlar y supervisar todos los aspectos del evento.
En la actualidad, es esencial que la experiencia se desarrolle sin contratiempos y que los asistentes se sientan satisfechos con su participación de principio a fin. Cabe destacar que el liderazgo de la tecnología de gestión de eventos también depende de la captura de datos, que permite evaluar el índice de rendimiento y realizar futuras mejoras.
Componentes de la tecnología de gestión de eventos
Está claro que para realizar eventos híbridos se necesita una conexión a Internet, ordenadores, proyectores y otros equipos; pero la tecnología de gestión de eventos va más allá. Implica una plataforma completa capaz de promover, clasificar y ejecutar el acontecimiento con eficacia.
Los principales componentes de esta tecnología suelen ser:
Sitio web del acontecimiento
Los eventos híbridos y virtuales se benefician enormemente de un sitio web. Este espacio proporciona una base de operaciones para anunciar todos los aspectos relacionados con el evento, atraer a posibles participantes y registrar sus datos.
Entre los elementos esenciales que debe contener el sitio web se encuentran:
- Título del eventoCuando los usuarios se conectan al sitio web, el nombre de la reunión es uno de los primeros datos que deben conocer. Y para que sea eficaz, debe reflejar de qué trata la reunión o cuál es su objetivo.
- Empresa u organización patrocinadora: este es uno de los aspectos clave que confiere autoridad al acto y estimula la confianza de los asistentes.
- Dónde y cuándo se celebra: la hora y el lugar deben encontrarse de un vistazo en la página principal. Sobre todo, porque una de las primeras preguntas que se hacen los posibles participantes es si podrán asistir.
- Propuesta de valor del evento: se trata de una descripción que destaca los beneficios que obtendrá la gente al asistir al acto. Esta sección se encarga de promover las inscripciones de los participantes.
- Llamamiento a la acción: el objetivo de este sitio web es inscribir a los asistentes, por lo que la invitación a inscribirse debe destacarse y animar a hacer clic en el botón de inscripción.
- Expositores y actividades a realizar: esta información es de gran interés para los participantes, ya que les da una idea de lo que pueden aprender y saber asistiendo.
Del mismo modo, pueden añadirse otras secciones como preguntas frecuentes, fotografías y opiniones de eventos anteriores en el caso de una nueva edición de un evento ya celebrado.
Proceso de inscripción
Esta es la primera herramienta que permite recopilar información sobre los asistentes. Durante el registro, se solicitan datos personales y de contacto de los participantes, como sus nombres, apellidos y dirección de correo electrónico. Incluso puedes incluir edad, profesión y una foto para tener un perfil más completo de cada uno de ellos.
También es posible añadir una sección en la que se les pregunte cómo se enteraron del evento o cuáles son sus áreas de mayor interés. Estas respuestas serán de gran ayuda para planificar futuros actos y diseñar nuevas estrategias de marketing.
Asimismo, la tecnología de gestión de eventos permite utilizar la información recogida en el proceso de inscripción para generar credenciales de acceso al evento y certificados de participación que podrían enviarse a cada asistente por correo electrónico.
Programas para planificar el acto
Los eventos híbridos tienen lugar tanto física como digitalmente, por lo que también requieren el alquiler de una sala, mobiliario, equipo de sonido, ordenadores, proyectores, servicio de catering para los asistentes y todo lo relacionado con un evento offline.
Para facilitar la realización de las tareas, los organizadores pueden utilizar software de planificación de eventos para ver qué tareas pendientes tienen y quién se encarga de ellas. Estas plataformas les permiten estar siempre en contacto para supervisar los procesos, agilizar la toma de decisiones y establecer prioridades.
Software de marketing de eventos
Este tipo de etecnología de gestión de ventilación se refiere a todas las herramientas utilizadas para programar campañas de marketing por correo electrónico y anuncios en redes sociales y sitios web. Estas acciones ayudan a:
- Recordar a las personas inscritas el día y la hora del acto
- Póngase en contacto con personas que puedan estar interesadas en el acto
- Invite a posibles asistentes
Una vez finalizado el acto, el correo electrónico es uno de los mejores medios para preguntar a los participantes sobre su experiencia, recomendaciones y grado de satisfacción con el acto.
Software de retransmisión en directo
Eventos híbridos se retransmiten en directo, total o parcialmente. Para ver los seminarios, discursos y presentaciones previstos, los participantes tienen que reunirse en una plataforma de retransmisión en directo a una hora determinada.
Muchas de ellas cuentan con una sección de comentarios o preguntas que los organizadores pueden activar para que quienes se conecten por este medio interactúen con los expositores.
Esta tecnología de gestión de eventos facilita la evaluación del nivel de participación que generan las actividades, así como el número de asistentes que registra cada una de ellas para reconocer puntos fuertes y débiles en el desarrollo del evento.
Aplicaciones de realidad virtual y aumentada
Este tipo de software recrea espacios y objetos, de modo que los participantes exploran lugares o cosas como si los observaran en la vida real.
Las experiencias de realidad virtual y aumentada son más atractivo a los asistentes, lo que influye positivamente en su nivel de satisfacción. Además, les invita a interactuar más durante las actividades.
Herramientas de análisis de datos
Cuando finalice el acto, será el momento de estudiar la indicadores clave de rendimiento para conocer con exactitud su alcance, la tasa de retorno de la inversión, la tasa de rotación, y considerar qué mejoras pueden introducirse en el futuro, etc. En este sentido, es fundamental contar con una plataforma en la que se recojan y organicen todos los datos obtenidos a lo largo del proceso.
Estas herramientas son capaces de crear perfiles de asistentes, segmentar sus opiniones finales, estudiar la eficacia de las estrategias de marketing y mucho más. Por eso son piezas fundamentales en el campo de la tecnología de gestión de eventos.
Hoy en día, gracias a estos componentes tecnológicos, eventos híbridos o eventos virtuales 100% son cada vez más eficaces y rentables. Sobre todo porque están presentes en todas las fases de planificación para facilitar la medición y el control de cada aspecto.
