Cada vez se celebran más eventos virtuales en el mundo. Incluso algunas de las conferencias más importantes se han digitalizado parcial o totalmente, mientras que las empresas han empezado a evaluar la posibilidad de iniciarse en este mundo para aumentar su alcance y su base de clientes.

Gran parte del éxito de los eventos virtuales se debe a que son más baratos que los eventos físicos y generan un mayor retorno de la inversión. Además, pueden ser el escenario de conferencias, ferias, congresos, exposiciones de productos, sesiones educativas y todo tipo de reuniones, simplificando así el trabajo logístico que conllevan estos encuentros.

Hoy en día, se espera que los eventos virtuales sigan ocupando un lugar importante en la estrategia de marketing de las empresas, incluso después de que hayan pasado los efectos de la pandemia. Sin embargo, sigue habiendo muchas preguntas sobre los eventos virtuales, por lo que nos hemos propuesto responder a las más comunes.

1. ¿Qué es y qué beneficios nos aporta un evento virtual?

Un evento virtual puede definirse como una reunión celebrada en un entorno en línea. Este tipo de acto abarca desde pequeñas charlas y talleres hasta grandes conferencias con miles de asistentes.

Los eventos virtuales más populares y frecuentes son los seminarios web, las sesiones educativas y las conferencias. Sin embargo, también hay otros como:

  • Ferias
  • Reuniones
  • Talleres
  • Charlas
  • Conferencias
  • Formación
  • Fiestas de empresa
  • Lanzamiento de productos o exposiciones

Para asistir a estos eventos, las personas sólo necesitan un ordenador o dispositivo inteligente y una conexión estable a internet. A diferencia de los eventos físicos, no necesitan desplazarse a un lugar concreto, ni viajar o pagar alojamiento, por lo que proporcionan una experiencia más cómoda y agradable a los participantes.

Este hecho no sólo elimina las barreras físicas para los asistentes, sino también para los ponentes, los patrocinadores y la empresa; de modo que todos tienen la posibilidad de llegar a un público más amplio y aumentar así su alcance.

Otra de las grandes ventajas de celebrar un evento virtual es la posibilidad de fidelizar a los clientes. Ya que existen espacios de interacción con la empresa que refuerzan los lazos de la relación.

Además, teniendo en cuenta el contexto social actual en el que las grandes reuniones suponen un riesgo para la salud, los eventos virtuales representan la mejor estrategia para reinventarse y por ello se consideran el futuro de la industria de reuniones.

2. ¿Cómo puedo poner en marcha un evento virtual para mi empresa?

El primer paso para organizar un evento virtual es ponerse en contacto con una empresa de organizadores especializada y con experiencia en este tipo de reuniones en línea, como por ejemplo Pro Expoen función de objetivos concretos.

Un experimentado equipo de profesionales se encargará de la visión creativa, la planificación, el soporte técnico y el montaje de todos los aspectos del evento. Desde la gestión y edición de la plataforma hasta la creación de un entorno digital 100% adaptado al estilo y lenguaje de la marca y a las necesidades determinadas por su estrategia.

3. ¿Qué características debe tener la empresa para ayudarme a organizar mi evento en Internet?

La empresa organizadora debe contar con un equipo especializado en la gestión de eventos virtuales, dirección creativa, soporte técnico y producción de vídeo.

Por lo tanto, dispondrá de personal formado para elaborar el briefing, planificar y ensayar las actividades, dirigir el acto y preparar un informe sobre su nivel de rendimiento.

4. ¿Cómo puedo promocionar mi acto para conseguir asistentes?

Para gestionar y poner en marcha un evento virtual se utiliza la tecnología de gestión de eventos. Un conjunto de herramientas digitales que facilitan la administración de todos los aspectos de la reunión en línea.

En este sentido, una de las herramientas utilizadas para promocionar eventos virtuales es el software de marketing que incluye la programación de campañas de email marketing y publicidad en redes sociales.

Para saber más sobre estas herramientas, le sugerimos que visite este artículo sobre la importancia de Tecnología de gestión de eventos.

Evento virtual y gamificación

5. Una vez iniciado el acto, ¿cómo puedo mantener el interés de los asistentes?

En los eventos virtuales, mantener a los asistentes entretenidos e interesados en la actividad es uno de los mayores retos. A diferencia de los encuentros físicos, si los participantes se sienten aburridos, pueden abandonar fácilmente el evento con un solo clic.

Uno de los mejores métodos para evitar que esto ocurra es aplicar estrategias de gamificación. Éstas se basan en dinámicas lúdicas que aumentan el compromiso y la participación de los usuarios. Le recomendamos que visite este enlace para conocer algunas de las más utilizadas y eficaces.

6. ¿Cuánto tiempo es aconsejable que dure cada sesión virtual?

Las sesiones de los eventos virtuales solían durar una hora. Sin embargo, ahora se pretende que las sesiones duren 45 minutos porque la gente prefiere consumir contenidos breves, atractivos y ricos en información sin invertir mucho tiempo.

En caso de que tenga que realizar sesiones más largas, asegúrese de que el contenido es lo suficientemente interactivo como para mantener la atención de su audiencia.

En cuanto a la duración del evento en sí, todo dependerá del organizador y de las marcas que lo patrocinen, y puede ser de un día, un fin de semana o incluso durar una semana.

7. ¿Me interesa tener patrocinadores? ¿Cómo podría conseguirlos?

Para obtener patrocinadoreses esencial mostrarles los beneficios que obtendrían invirtiendo en el evento virtual. Sobre todo, porque los patrocinadores necesitan estar seguros de que están tomando la decisión correcta.

Por lo tanto, el primer paso es determinar un argumento de venta persuasivo que incluya:

  • Presentación del acto
  • Objetivos empresariales
  • Análisis de la competencia
  • Marca del acontecimiento
  • Propuesta única de venta
  • Métricas que evalúan el éxito del acontecimiento

8. ¿Qué información puedo facilitar a los patrocinadores para justificar el éxito del acto?

Las plataformas utilizadas en los eventos virtuales permiten recoger numerosos datos para calcular métricas y evaluar el éxito del acontecimiento. El análisis de estos resultados permite determinar los puntos débiles y fuertes del acontecimiento, así como orientar mejor las futuras acciones de la empresa.

Entre las más importantes se encuentran:

  • Número de inscripciones
  • Llegar a clientes potenciales
  • Comentarios
  • Interacciones
  • Nivel de satisfacción de los asistentes

Vea qué métricas de rendimiento no pueden faltar en un informe final haciendo clic en este enlace.

9. ¿Qué características debe tener la plataforma elegida para celebrar el acto en línea?

Ya se trate de un Auditorio virtual, a Sala de reuniones o cualquier otro tipo de evento online, las plataformas utilizan herramientas y características compartidas que garantizan una buena experiencia de usuario. Algunas de ellas son:

  • Vídeo en tiempo real
  • Mensajería instantánea
  • Opciones de moderación
  • Actividades de compromiso
  • Encuestas posteriores al acto

También pueden incluir herramientas adicionales, como sesiones de preguntas y respuestas, intercambio de aplicaciones e interacción en directo a través de las redes sociales. Sin embargo, no son esenciales, ya que dependen de la naturaleza del evento.

10. ¿Tiene algún ejemplo que pueda servirle de inspiración?

Recientemente, tuvimos la oportunidad de organizar y llevar a cabo la primera Conferencia de Cirugía Laparoscópica en formato virtual. El evento duró 4 días y constó de 16 horas de conexión en las que no tuvimos ningún fallo ni avería técnica.

Alrededor de 1.000 asistentes nacionales e internacionales se reunieron en una plataforma de videoconferencia en línea 100% que aumentó el alcance del acto y acogió a todos los interesados que se encontraban en otras provincias y países.

Los asistentes pudieron conectar con las marcas patrocinadoras del evento a través de reuniones ad hoc y presentaciones celebradas en salas virtuales. Además, se crearon zonas de networking para que los participantes hablaran e intercambiaran información de contacto.