El trabajo en colaboración y las formas de interacción se han transformado en las últimas décadas. Con más empresas realizan negocios a distancia o eventos virtualesla búsqueda de soluciones tecnológicas que faciliten los procesos se ha convertido en una obligación. Y una de ellas es la Sala de reuniones virtual.
Se trata de un espacio de reunión virtual diseñado para que los miembros de una empresa, sus clientes y patrocinadores se reúnan y compartan información, independientemente de su ubicación geográfica. Esta sala online también es útil para asistir a conferencias y presentaciones, y para establecer contactos.
La funcionalidad y practicidad de la Sala de Reuniones Virtual ha hecho posible la realización de reuniones a distancia fiables y eficaces, muy similares a las físicas. Además, para participar, los implicados sólo necesitan el enlace de acceso o invitación, conexión a internet y un ordenador o dispositivo móvil.
¿Qué es una sala de reuniones virtual?
La Sala de Reuniones Virtual, también conocida como Sala de reunioneses una sala de reuniones virtual en la que pueden participar varios asistentes y un organizador o anfitrión.
Funciona a través de una videoconferencia en tiempo real, de modo que todos los asistentes pueden observarse mutuamente como si se tratara de una reunión física. Sin embargo, la imagen del anfitrión tiende a ser dominante.
En este sentido, la reunión puede estar dirigida en todo momento por el anfitrión o alternarse con la participación de los asistentes, en función de la naturaleza de la reunión.
Para estimular la interacción de los participantes, la Sala de Reuniones Virtual también cuenta con un herramienta de chat en directo. De este modo, los asistentes tienen la opción de tomar la palabra durante el videoconferencia o dando su opinión por escrito para que la lea el anfitrión.
Durante el desarrollo de la reunión, el anfitrión puede hacer preguntas e invitar al debate de ideas, de forma que éstas herramientas de comunicación son muy útiles para celebrar una reunión eficaz. Especialmente cuando se trata de reuniones de equipo y conferencias.
Cómo funciona una sala de reuniones virtual o una sala de trabajo en red
Vídeo en directo
Uno de los aspectos más estimulantes de la Sala de Reuniones Virtual es experimentar interacción en tiempo realsimilar a lo que ocurre durante los encuentros físicos.
Por lo tanto, el organizador se presenta a través de videoconferenciaAdemás, los asistentes tuvieron la oportunidad de conversar con el ponente y hacerle preguntas durante su presentación.
La posibilidad de verse ayuda a que los intercambios tengan sentido y sean beneficiosos para la comunicación. Además, transmite legitimidad y cercanía.
Mensajería instantánea
En chat es esencial en una sala de networking. Puede parecer un pequeño detalle sin importancia, pero el chat es la principal herramienta que permite a los asistentes interactuar entre sí y con el ponente.
A través del chat, los asistentes comparten su opinión, aportan información en relación con el tema tratado y formulan preguntas a la organizadora. Todas estas interacciones son tenidas en cuenta por la anfitriona para continuar con el desarrollo de su presentación, ya que puede aclarar dudas y tomar nota de las opiniones.
Este espacio de interacción puede mantenerse abierta durante toda la reunión o dejarse hasta el final, según el tipo de reunión. Lo importante es que los asistentes tengan la oportunidad de participar y entablar conversación para que la Sala de Reuniones Virtual sea eficaz.
Planificación
Las sesiones de la Sala de Reuniones Virtual pueden ser programada o espontánea. El primer caso es más frecuente en reuniones importantes con patrocinadores y clientes, ya que la mayoría se programan con antelación.
Las conferencias también suelen programarse, de modo que los asistentes disponen de un enlace de acceso para entrar en la sala en línea cuando llega la hora de la reunión.
Por otra parte, algunas reuniones entre los miembros de un equipo de trabajo pueden tener lugar de forma espontánea, ya sea por una emergencia o una eventualidad, en privado o en público.
Número de participantes
En una sala de reuniones virtual, las reuniones no sólo se celebran entre un organizador y varios participantes. También se celebran 1: 1 partidos.
Asimismo, el número de asistentes puede ser limitado o ilimitadosegún las preferencias del organizador.
En general, cuando los asistentes pagan una entrada para participar en una conferencia o cuando se trata de una reunión con un público selecto, el número de asistentes es limitado. Por lo tanto, cada invitado tiene un enlace de acceso único.
Moderación
Cada Sala de Conexión a la Red dispone de organizador o moderador. Sin embargo, su nivel de participación varía en función del objetivo de la reunión.
En algunos encuentros, el moderador sigue siendo el centro de atención de principio a fin. Especialmente, cuando se realizan presentaciones o exposiciones sobre un tema concreto con un tono informativo.
En estos casos, la participación del público se limita a mensajes enviados por chat o a la oportunidad de participar sólo durante el tiempo designado para hacer preguntas.
Otra alternativa para llevar a cabo una Sala de Reuniones Virtual es que el moderador inicie la reunión y ofrezca al participación continua de los asistentes. En este sentido, la reunión se desarrolla como una reunión de trabajo tradicional en la que todos los participantes expresan su punto de vista y aportan información valiosa.
Red
En la sala virtual, los asistentes tienen la posibilidad de crear chats privados con otros participantes para presentarse, desarrollar una relación profesional e incluso intercambiar información de contacto y programar un encuentro físico.
Esta herramienta es especialmente útil para ampliar la red de contactos y generar oportunidades de empleo y negocio.
Herramientas adicionales
Para facilitar la colaboración y el intercambio de ideas, así como para mejorar la experiencia de los participantes, una sala de reuniones virtual suele ofrecer la posibilidad de enviar y recibir documentos, grabar la reunión y compartir pantalla.
Otra herramienta que puede incluir es aplicación compartir. Principalmente, porque la experiencia es más cómoda, sencilla y organizada cuando los participantes acceden a la reunión a través de una aplicación predeterminada.
Cuándo utilizar una sala de reuniones virtual o una sala de trabajo en red
Salas de reuniones virtuales son adecuados para celebrar reuniones entre los miembros de un equipo de trabajo y negociar con patrocinadores y clientes. Sobre todo cuando los participantes están separados por una distancia geográfica considerable y reunirse en un lugar físico implica gastos de desplazamiento, alojamiento y otros.
A continuación, presentamos cuatro escenarios en los que es ideal llevar a cabo una Sala de Reuniones Virtual:
Reuniones con trabajadores a distancia
En la actualidad, las empresas no limitan la captación de talento a su área geográfica inmediata. Por lo tanto, esta videoconferencia permite a los directivos mantenerse en contacto con sus empleados, acordar la planificación de proyectos y hacer un seguimiento de su trabajo.
Reuniones con representantes de empresas y patrocinadores
Las empresas nacionales y multinacionales tienen varias sucursales distribuidas en uno o varios países. Cuando es necesario dar un seminario de formación o a conferencia a los representantes empresariales de cada uno, la Sala de Reuniones Virtual es excelente para reunirlos a todos en un mismo espacio.
Lo mismo ocurre cuando surge la necesidad de negociar con patrocinadores que se encuentran en un punto geográfico diferente.
Reuniones con clientes
La interacción con los clientes es esencial. Afortunadamente, un Networking Lounge crea un espacio de estrecha interacción para mantener relaciones sanas y duraderas con clientes que se encuentran en otras provincias o países.
Ya sea para mantenerse en contacto con empleados, patrocinadores o clientes, el Sala de reuniones virtual es una herramienta esencial para empresas y profesionales que buscan crecer y ampliar sus relaciones.
Reuniones con profesionales de perfiles similares
En el marco de un evento virtual, la inteligencia artificial también desempeña un papel importante a la hora de establecer similitudes entre perfiles profesionales y sugerir nuevos contactos. Es hora de ampliar horizontes, sobre todo en el contexto actual.
Así, las salas de reuniones virtuales también se presentan a perfiles similares y se convierten en un espacio común para ampliar la red de contactos entre profesionales en el mismo sector.
