IX Jornadas Virtuales de Cirugía Laparoscópica
16 horas de conexión en directo durante 4 días en la primera versión virtual de las Jornadas de Cirugía Laparoscópica organizadas por el Servicio de Cirugía General del Hospital Universitario Río Hortega de Valladolid (España).
Contexto
Dadas las restricciones sociales -a las que se está sometiendo a todo el país para contener la propagación del virus- se tomó la decisión, en cuestión de un mes aproximadamente, de organizar las conferencias digitalmente, para que toda la comunidad interesada en el tema pudiera seguirlas desde cualquier punto geográfico.
Introducción
En este escenario, la agilidad y la flexibilidad eran cruciales para el éxito del acontecimiento. Fue un buen ejemplo de cómo se absorben, intercambian y debaten conocimientos teóricos e informativos a pesar de las distancias y los husos horarios. 100% Online, atrajo a casi 1.000 asistentes, tanto de España como de otros países.
Objetivos
- Organizar 6 reuniones nocturnas virtuales durante 4 días.
- Garantizar el acceso a todos los asistentes preinscritos en un entorno en línea fácil de utilizar.
- Reunir a casi 1.000 profesionales del sector médico
- Ampliar el alcance a los colegas internacionales
- Conectar a los asistentes con los patrocinadores del evento, creando salas virtuales para intercambios y tener la opción de reuniones y presentaciones espontáneas.
Aplicación
Una fructífera colaboración entre el comité organizador, los patrocinadores y los gestores de proyectos de Pro Expo lo hizo posible con:
- Inscripciones ilimitadas y lanzamiento de la campaña a través de la plataforma
- Puesta en marcha del sitio web del evento en menos de 10 días desde la recepción del briefing y puesta a disposición de los asistentes de toda la información sobre sesiones, ponentes y patrocinadores.
- Un orden del día para seguir los horarios de los ponentes
- Una amplia gama de funciones y perfiles
- Planificación minuciosa con horarios programados
- Encuestas integradas durante las sesiones en directo
- Una zona de patrocinadores para acceder a sus perfiles
- Zonas de conexión virtual entre los participantes
- Soporte técnico para preguntas a los asistentes.
Resultados
- 100 horas de conferencia virtual sin fallos
- 11 marcas patrocinadas
- 6 sesiones en directo que sumaron 12 horas de visionado en directo
- Conexiones establecidas desde más de 10 países
- 300 usuarios por sesión de media
Testimonios
"El evento ha sido un éxito. Nos han atendido muy bien y no ha habido ningún fallo. Enhorabuena y gracias. " - David Pacheco, Jefe de Servicio de Cirugía General. HURH. Valladolid.
"La fase de preparación fue ágil, dinámica y con una implicación absoluta por vuestra parte, aportando soluciones rápidas y atendiendo las necesidades de forma inmediata. La ejecución del evento fue muy buena. También con soluciones rápidas a los pocos imprevistos que surgieron. Óptima difusión y perfecta atención del jefe de proyecto, disponible incluso en días festivos. Chapeau, estamos muy contentos. " - Miguel Toledano, Jefe de la Unidad de Cirugía Esofagogástrica y de la Pared Abdominal del Hospital Universitario Río Hortega Valladolid.
"Les felicito por la calidad y profesionalidad de la organización". Sergio Salido, Cirujano Especialista de Pared Abdominal y de la Unidad de Cirugía de Cuello y Mama del Hospital Universitario de la Fundación Jiménez Díaz..
Conclusiones
Estamos convencidos de que los congresos volverán al formato físico cuando las restricciones lo permitan. Hasta que eso ocurra, es vital que mantengamos los estrechos vínculos que mantenemos con nuestras comunidades profesionales.
El formato de conferencia virtual proporciona a cada participante una experiencia única, atractiva, educativa e innovadora, que supera todas las expectativas.
