El objetivo de cualquier evento en línea es simular la experiencia física, haciéndola más cómoda y agradable para los asistentes. Por ello, un auditorio virtual funciona de forma similar a las tradicionales.
La mayor diferencia es que, en lugar de reunirse en un espacio físico, los participantes se reúnen con los ponentes en línea. Por lo tanto, pueden asistir al evento desde cualquier lugar del mundo utilizando una conexión a internet y un móvil u ordenador.
Para la mayoría empresasLos auditorios virtuales son el espacio adecuado para impartir sesiones educativas, de formación o certificación; así como demostraciones de productos, conferencias magistrales y seminarios de todo tipo.
El objetivo de este tipo de eventos en línea suele ser generar clientes potenciales, fidelizarlos y aumentar el reconocimiento de la marca.
¿Qué es un auditorio virtual?
Un auditorio virtual es un espacio de reunión en línea en la que varios ponentes presentan conferencias, seminarios y comparten presentaciones ante un gran número de asistentes.
La apariencia del lugar puede ser la misma que la de un auditorio real, por lo que hay varias filas con asientos para los invitados y un escenario central que incluye una gran pantalla en la que se proyecta la presentación del orador en directo o pregrabada. Pero también puede presentarse como una combinación de pantallas de los distintos participantes.
Al igual que los eventos en auditorios físicos, se crean en torno a una agenda preestablecida que refleja todas las actividades, discursos y sesiones que tendrán lugar.
Además, incluyen herramientas de participación comunitaria que estimulan el compromiso e imitan la experiencia de socialización e interacción que suele darse de forma natural en estos encuentros.
Por eso se presentan votaciones y encuestas en directo, chats en tiempo real y espacios para hacer preguntas a los ponentes. Al final del evento, los asistentes pueden incluso ganar recursos descargables y otras recompensas por su participación en caso de que haya integración de gamificación.
Funcionamiento de un auditorio virtual
El desarrollo de un auditorio virtual implica el uso de diferentes tecnologías de realidad aumentada y virtualasí como la interacción entre los asistentes y los ponentes.
Todas las herramientas tecnológicas que intervienen en el proceso mejoran la experiencia de los participantes y garantizan tanto el retorno de la inversión como el éxito del evento en línea.
Así, las actividades en un auditorio virtual suelen incluir:
Organización por orden del día
Una de las piezas más importantes en la planificación de un auditorio virtual es la agenda. Especialmente cuando el evento en línea se desarrolla a lo largo de varios días y está previsto ofrecer diferentes presentaciones.
Los asistentes deben tener acceso a un agenda virtual que contiene el nombre de la presentación, el ponente y la hora. Esta herramienta es la principal fuente de información para los participantes, además de permitirles organizar su actividad a lo largo del evento en línea.
Cuando la agenda se comparte por correo electrónico o a través de una aplicación móvil especial para el evento, los asistentes tienen la oportunidad de hacer clic en los enlaces de cada presentación para planificar su participación. Además, esto permite a los organizadores saber qué presentaciones son las más populares y cuántos asistentes se esperan.
Límite de asistencia
En general, un auditorio virtual puede acoger a cualquier número de participantes durante una presentación. Dependiendo de la magnitud del evento, se pueden incluir más espacios para los asistentes, mientras que el orador siempre estará en el centro de la escena.
Retransmisión de seminarios web
Los auditorios virtuales han cosechado grandes éxitos en el ámbito de la educación y la formación, por lo que constituyen un excelente escenario para llevar a cabo webinarios en streaming. Este tipo de presentaciones suele durar entre 30 y 80 minutos por ponente.
Además, pueden ofrecerse de forma gratuita o de pago a través de servicios de comercio electrónico en línea. Los seminarios web utilizan herramientas de videoconferencia, sesiones de preguntas y respuestas y recursos descargables. Incluso pueden transmitir vídeo en directo o pregrabado.
Sesión de preguntas y respuestas
Tanto en los auditorios virtuales como en uno físico, hay espacio para que los asistentes hagan preguntas y consulten sus dudas a los ponentes. Por ello, los ponentes pueden seleccionar y mostrar las preguntas del público para responderlas en tiempo real.
Para amenizar el acto, los asistentes pueden votar las preguntas planteadas por los demás para que el ponente responda a las más votadas.
Por su parte, el presentador puede activar el función de moderador seleccionar y filtrar las preguntas mientras el público las envía. Y de esta forma, responder de forma ordenada a las que hayas seleccionado.
Actividades de participación durante las sesiones
Cuando se asiste a presentaciones en auditorios físicos, se espera que los organizadores y ponentes generen participación. Por lo tanto, en un auditorio virtual, la misma espacios de interacción se crean para estimular el compromiso de los asistentes.
Por eso se utilizan encuestas y votaciones en directo, así como sesiones de preguntas y respuestas y chats en línea. Estas herramientas de participación permiten a los asistentes intercambiar ideas y opiniones, al tiempo que los ponentes establecen una relación más estrecha con su público.
Los resultados de estas actividades pueden compartirse en tiempo real para generar más interés y conversación.
Interacción en directo a través de RRSS
Las redes sociales son un gran herramienta de participación que pueden ayudar a los asistentes a compartir sus impresiones sobre el acto y su grado de satisfacción. Además, son ideales para crear comunidad en torno al auditorio virtual.
Si no desea utilizar una red social conocida como Twitter o Facebook, es posible desarrollar una aplicación especial para el evento a la que los usuarios puedan acceder desde sus dispositivos móviles o sus ordenadores.
Estos espacios permiten a los asistentes subir fotos, comentar y participar en hilos de debate. Por tanto, constituyen un canal para que los participantes se comuniquen entre sí, creen redes y perciban la interacción que se mantiene con otras personas en un evento físico.
Encuestas posteriores al acto
Cuando las encuestas se realizan durante el desarrollo de las actividades, sirven para conocer la opinión de los asistentes sobre la actividad o el tema concreto.
Por otra parte, cuando se realizan al final del acto, son los instrumentos adecuados para conocer el grado de satisfacción de los asistentes y ponentes.
Del mismo modo, en un encuesta posterior al actose pregunta a todos los participantes qué aspectos mejorarían y qué sugerencias darían para las próximas presentaciones en el auditorio virtual.
Las opiniones recogidas en estas encuestas se tienen en cuenta para ofrecer mejores experiencias en el futuro, teniendo en cuenta las preferencias del público. A menudo se envían encuestas por correo electrónico una vez concluida la reunión.
Sin embargo, también pueden incluirse en la aplicación móvil del evento para aumentar las posibilidades de que se responda.
Las encuestas posteriores a los eventos son especialmente importantes en los eventos en línea, ya que no es posible recoger comentarios verbales ni medir las expresiones faciales como en las audiencias físicas. Por eso se consideran esenciales.
Al implantar todas estas herramientas tecnológicas en la auditorio virtual, no sólo influye positivamente en la experiencia de participación de los asistentes. También influye en la tasa de éxito y conversión que obtiene la empresa.
