Eventos virtuales no sólo facilitan que personas de cualquier parte del mundo se reúnan y disfruten de la misma experiencia a través de Internet. También son una herramienta eficaz para rastrear datos sobre los asistentes y conocer su perfil.
En su definición más simple, los eventos virtuales tienen lugar en plataformas tecnológicas que conectan a un grupo de personas y suelen incluir funciones de participación interactiva como encuestas, chats, sesiones de preguntas y respuestas, entre otras.
Son estas funciones las que crean un mina de oro de datos. Todo el comportamiento y la información proporcionada por los asistentes es captada y nos permite evaluar desde los intereses de cada participante hasta la capacidad de conversión de cada una de las actividades realizadas durante el evento.
Datos obtenidos en un evento virtual
Las plataformas utilizadas en el desarrollo de un evento virtual permiten recoger datos relevantes que, posteriormente, son el punto de partida de determinadas métricas de rendimiento.
El análisis de estas métricas da cuenta de la eficiencia y rentabilidad del evento online y, a su vez, sirve para detectar posibles mejoras y realizar los ajustes que sean necesarios para acciones futuras de la empresa.
Tanto las métricas como el análisis que se hace de ellas, forman parte del informe final sobre el evento que todo buen organizador debe ofrecer a empresas y patrocinadores. Es la mejor manera de evaluar el ROI y la calidad del servicio y de las herramientas tecnológicas utilizadas.
Como hemos dicho, todo esto se basa en los datos recogidos antes, durante y después del evento en línea. Algunos de los más esencial e importante son:
Número de inscripciones
Es el número total de personas que se inscriben en el evento. Cabe mencionar que una buena métrica resulta de comparando el número de inscritos con el número de asistentes. Indica el verdadero interés que el acto despertó en el público desde el primer momento.
Número de registros específicos
Cuando el evento virtual se compone de sesiones especiales, es posible contabilizar cuántas personas se inscriben en cada una de ellas, con el fin de determinar los temas de interés o los ponentes favoritos del público.
Información demográfica
Datos como el sexo, la edad y la ubicación geográfica de los asistentes son útiles para estructurar el perfil del público e incluso para optimizar la orientación de futuras campañas de marketing.
Direcciones de correo electrónico
Recopilar las direcciones de correo electrónico de los asistentes al evento puede convertirse en la mejor manera para recordarles la fecha de inicio del evento, enviarles encuestas posteriores e incluso tenerlos en cuenta en futuras estrategias de marketing por correo electrónico.
Ya sea para informarles sobre la realización de otro acontecimiento similar o el lanzamiento de un producto o servicio en el que podrían estar interesados.
Tasa de apertura del correo electrónico
Se refiere al número de personas que abren el correos electrónicos que se les envía. Esta métrica indica el interés de los asistentes por la información facilitada y la eficacia de la estrategia de comunicación.
Índice de clics por correo electrónico
En enlaces se incluyen en los correos electrónicos que se envían, es importante saber cuántas personas hacen clic en ellos. Al igual que la tasa de apertura, esta métrica ofrece información sobre el interés del público y la eficacia de la estrategia de comunicación.
A veces, para mejorar la CTREn este sentido, es necesario tener en cuenta los datos demográficos del público para crear una comunicación más cercana y transmitir contenidos más específicos dirigidos a sus intereses particulares.
Niveles de participación ante los ponentes
La cantidad de comentarios y preguntas que se hacen al orador mientras expone indica la nivel de interés que el tema o el personaje despiertan en el público. Esto nos indica si debemos profundizar en ese tema concreto o volver a invitar al orador en el futuro.
Comentarios
Los comentarios que los asistentes hacen en cada sección del evento en línea son una expresión de su opinión y su nivel de satisfacción. Por lo tanto, deben evaluarse tanto los comentarios negativos como los positivos para conocer los puntos fuertes y débiles del acto según la experiencia de los participantes.
Participación en redes sociales
Si la dinámica del evento online incluye la posibilidad de interactuar en redes sociales a través de hashtags o grupos, el número total de publicaciones generados por los asistentes en relación con el acto.
Del mismo modo, es importante especificar qué opiniones que los participantes expresan a través de estos canales de comunicación para comprender cómo está calando entre el público el contenido del acto.
Clientes potenciales
Se trata del número de clientes potenciales que se generan a partir de un evento virtual. Esta métrica es clave, ya que uno de los objetivos del evento es generar clientes potenciales.
Nivel de satisfacción de los asistentes
Al final del acto virtual, encuestas se envían a los participantes por correo electrónico para conocer su opinión sobre determinados aspectos del acontecimiento. Por lo general, estas encuestas se componen de declaraciones específicas que cada asistente debe evaluar con un valor de escala numérica.
Estos datos proporcionan información sobre todo lo que generó satisfacción en el público, así como sobre todo lo que fue desagradable y necesita ajustes futuros.
Conexiones en red
Esta métrica contiene el número total de asistentes que intercambian información de contactoy está vinculado al nivel de satisfacción, compromiso y credibilidad que puede crearse durante el evento virtual.
Interacciones en la aplicación móvil
Algunos eventos virtuales tienen un aplicación móvil que los participantes pueden descargar para programar su asistencia a actividades específicas, comentar y generar contenidos sobre su experiencia en el evento virtual.
En este sentido, es posible saber cuántas personas descargaron la aplicación, y cuántas programaron su participación, crearon publicaciones o enviaron mensajes a otros asistentes. Cada interacción implica distintos niveles de satisfacción y compromiso.
Cuando se obtienen los datos
Se genera la captura de datos antes, durante y después el evento virtual. Sin embargo, hay momentos clave en los que los asistentes aportan gran parte de la información relevante. Éstos son:
- Inscripción: cuando los participantes se inscriben en el evento, pueden aportar datos cruciales sobre sí mismos, como su edad, sexo, localidad, nivel de estudios, profesión, ubicación y dirección de correo electrónico.
- Desarrollo de actividades: cada vez que los usuarios se conectan a la plataforma de eventos, dejan un historial fácil de seguir que incluye las secciones que visitan, los archivos que descargan, sus comentarios, las conexiones que establecen con otras personas, etc.
- Encuestas posteriores al acto: al final del evento, las encuestas son el mejor instrumento para conocer la impresión final de los participantes sobre el desarrollo del evento y sus actividades.
A diferencia de los acontecimientos físicos, eventos virtuales ofrecen información fácil de procesar y rastrear. Especialmente, porque cada asistente está asociado a un nombre de usuario y todos sus movimientos son observables y evaluables en la plataforma.
Es entonces, cuando debemos aprovechar los datos para crear informes completos que proporcionen un perspectiva más amplia del acontecimiento y, de este modo, aumentar estratégicamente el retorno de la inversión.
