Cada vez se realizan más eventos virtuales en el mundo. Incluso algunas de las más importantes conferencias se han digitalizado parcial o completamente, mientras que las empresas han comenzado a evaluar la posibilidad de iniciarse en este mundo para aumentar su alcance y su cartera de clientes.
Gran parte del éxito de los eventos virtuales se debe a que resultan más económicos que los físicos y generan un mayor retorno de la inversión. Además, pueden ser escenario de conferencias, ferias, congresos, exposición de productos, sesiones educativas y todo tipo de reuniones, por lo que simplifican el trabajo de logística que implican estos encuentros.
Hoy en día, se prevé que los eventos online seguirán teniendo un lugar importante en la estrategia de marketing de las empresas, incluso una vez pasados los efectos de la pandemia. Sin embargo, aún hay muchas dudas en torno a los eventos virtuales, así que nos hemos propuesto responder las más comunes.
1. ¿Qué es y qué beneficios obtenemos en un evento virtual?
Un evento virtual puede definirse como un encuentro realizado en un entorno online. Este tipo de eventos abarca desde pequeñas charlas y talleres hasta grandes congresos con miles de asistentes.
Los eventos virtuales más conocidos y frecuentes son los seminarios web, las sesiones educativas y las conferencias. No obstante, también existen otros como:
- Ferias
- Reuniones
- Talleres
- Charlas
- Congresos
- Formaciones
- Celebraciones de empresas
- Lanzamientos o exposición de productos
Para asistir a estos eventos, las personas solo necesitan un ordenador o un dispositivo inteligente y una conexión a internet estable. A diferencia de los eventos físicos, no necesitan trasladarse a un lugar específico, ni viajar o pagar hospedaje, por lo que brindan una experiencia más cómoda y agradable a los participantes.
Este hecho no solo elimina las barreras físicas para los asistentes, sino también para los ponentes, los patrocinadores y la empresa; de modo que todos tienen la posibilidad de llegar a un público más amplio y así, aumentar su alcance.
Otra de las grandes ventajas de realizar un evento virtual es la posibilidad de fidelizar a los clientes, ya que se generan espacios de interacción con la empresa que estrechan los lazos de la relación.
Además, al considerar el contexto social actual en el que las reuniones numerosas implican un riesgo para la salud, los eventos virtuales representan la mejor estrategia para reinventarse y por ello, se consideran el futuro de la industria de reuniones.
2. ¿Cómo puedo poner en marcha un evento virtual para mi empresa?
El primer paso para organizar un evento virtual es contactar a una empresa de organizadores especializada y con experiencia en este tipo de encuentros online, como Pro Expo, partiendo de unos objetivos concretos.
Un experimentado equipo de profesionales se encargará de la visión creativa, la planificación, el soporte técnico y la configuración de todos los aspectos del evento, para administrar y editar la plataforma creando un entorno digital 100% adaptado al estilo y lenguaje de la marca y a las necesidades determinadas por su estrategia.
3. ¿Qué características tiene que tener la empresa que me ayude a organizar mi evento online?
La empresa organizadora debe contar con un equipo especializado en dirección de eventos virtuales, dirección creativa, soporte técnico y producción de vídeos.
De esa forma, contarás con personal capacitado para construir el briefing, planificar y ensayar las actividades, ejecutar el evento y elaborar un informe sobre su nivel de rendimiento.
4. ¿Cómo puedo promocionar mi evento para conseguir asistentes?
Para gestionar y poner en marcha un evento virtual, se usa la tecnología de gestión de eventos. Un conjunto de herramientas digitales que facilitan la administración de todos los aspectos del encuentro online.
En este sentido, una de las herramientas que se emplea para promocionar los eventos virtuales es software de marketing que incluye la programación de campañas de email marketing y anuncios publicitarios en social media.
Para conocer más sobre estas herramientas, te sugerimos visitar este artículo sobre la importancia del Event Management Technology.
5. Una vez iniciado el evento, ¿cómo puedo mantener el interés de mis asistentes?
En los eventos virtuales, mantener a los asistentes entretenidos e interesados en la actividad es uno de los mayores retos. A diferencia de los encuentros físicos, si los participantes se sienten aburridos, pueden abandonar el evento fácilmente haciendo un clic.
Uno de los mejores métodos para que eso no suceda es aplicar estrategias de gamificación. Estas se basan en dinámicas lúdicas que aumentan el compromiso y la participación de los usuarios. Te recomendamos visitar este enlace sobre ideas de gamificación en eventos para conocer algunas de las más usadas y eficientes.
6. ¿Cuánto tiempo es aconsejable que dure cada sesión virtual?
Las sesiones de los eventos virtuales solían tener 1 hora de duración. Sin embargo, ahora se busca que las sesiones tengan una duración de 45 minutos debido a que las personas prefieren consumir contenidos breves, atractivos y ricos en información sin invertir mucho tiempo en su día.
En caso de que necesites hacer sesiones más extensas, asegúrate de que el contenido sea lo suficientemente interactivo como para mantener el interés y la atención de tu audiencia.
En cuanto a la duración del evento en sí, todo dependerá del organizador y las marcas que lo patrocinan, pudiendo ser un evento de un día, de fin de semana o incluso pudiendo llegar a durar una semana.
7. ¿Me interesa tener patrocinadores? ¿Cómo podría conseguirlos?
Para conseguir patrocinadores, es esencial demostrarles los beneficios que obtendrían al invertir en el evento virtual. Sobre todo, porque los patrocinadores necesitan estar seguros de que están tomando la decisión correcta.
Por lo tanto, el primer paso es determinar un argumento de venta persuasivo que incluya:
- Presentación del evento
- Objetivos comerciales
- Análisis de la competencia
- Branding del evento
- Propuesta única de venta
- Métricas que evalúen el éxito del evento
8. ¿Qué información puedo reportar a los patrocinadores para justificar el éxito del evento?
Las plataformas que se utilizan en los eventos virtuales permiten recabar numerosos datos para calcular métricas y evaluar el éxito del evento. Al analizar estos resultados, se pueden determinar las debilidades y las fortalezas del evento, así como orientar las futuras acciones de la empresa de manera más acertada.
Entre las más importantes se encuentran:
- Número de inscripciones
- Alcance a clientes potenciales
- Comentarios
- Interacciones
- Nivel de satisfacción de los asistentes
Consulta cuáles son las métricas de rendimiento que no pueden faltar en un informe final haciendo clic en este enlace.
9. ¿Qué características ha de tener la plataforma elegida para realizar el evento online?
Ya se trate de un Auditorio Virtual, un Networking Lounge o cualquier otro tipo de evento online, las plataformas utilizadas comparten herramientas y características que garantizan una buena experiencia de usuario. Algunas de ellas son:
- Vídeo en tiempo real
- Mensajería instantánea
- Opciones de moderación
- Actividades de engagement
- Encuestas post – evento
También pueden incluir herramientas adicionales como sesiones de preguntas y respuestas, uso compartido de aplicaciones, e interacción en vivo a través de redes sociales. Sin embargo, estas no son esenciales, ya que dependen de la naturaleza del evento.
10. ¿Tenéis algún ejemplo que pueda servir de inspiración?
Recientemente, tuvimos la oportunidad de organizar y llevar a cabo la primera Jornada de Cirugía Laparoscópica en formato virtual. El evento duró 4 días y consistió en 16 horas de conexión en el que no tuvimos ningún contratiempo ni fallo técnico.
Se reunieron cerca de 1.000 asistentes a nivel nacional e internacional en una plataforma de videoconferencias 100% online que permitió aumentar el alcance del evento y dar la bienvenida a todos los interesados que se encontraban en otras provincias y países.
Los asistentes pudieron conectarse con las marca patrocinadoras del evento a través de reuniones y presentaciones ad-hoc realizadas en salas virtuales. Además, se crearon zonas de networking para que los participantes conversaran e intercambiaran datos de contacto.
