El trabajo colaborativo y las formas de interacción se han transformado durante las últimas décadas. Con más empresas que realizan negocios de forma remota o eventos virtuales, la búsqueda de soluciones tecnológicas que faciliten los procesos se ha convertido en una obligación. Y una de ellas es el Meeting Room Virtual.
Se trata de un espacio de reunión virtual diseñado para que los miembros de las empresas, sus clientes y patrocinadores se encuentren y compartan información, sin importar su ubicación geográfica. Esta sala online también es útil para asistir a conferencias y presentaciones, y para establecer relaciones de networking.
La funcionalidad y practicidad del Meeting Room Virtual ha permitido llevar a cabo encuentros a distancia confiables y efectivos, muy similares a los físicos. Además, para participar, los involucrados solo necesitan el enlace de acceso o de invitación, conexión a internet y un ordenador o dispositivo móvil.
En qué consiste un Meeting Room Virtual
El Meeting Room Virtual, también conocido como Networking Lounge, es una sala virtual de reuniones en la que pueden participar varios asistentes y un organizador o host.
Funciona a través de una videoconferencia en tiempo real, por lo que todos los asistentes pueden observarse entre sí como si se tratara de una reunión física. Sin embargo, la imagen del host tiende a predominar sobre la de los demás.
En este sentido, la reunión puede ser dirigida por el host en todo momento o alternarse con la participación de los asistentes, según la naturaleza del encuentro.
Para estimular la interacción de los participantes, el Meeting Room Virtual también cuenta con una herramienta de chat en vivo. De este modo, los asistentes tienen la opción de tomar la palabra durante la videoconferencia o dar su opinión por escrito para que sea leída por el host.
Durante el desarrollo de la reunión, el host puede hacer preguntas e invitar al debate de ideas, por lo que estas herramientas de comunicación son muy útiles para tener un encuentro efectivo. Especialmente, cuando se trata de reuniones de equipos de trabajo y conferencias.
Cómo funciona un Meeting Room Virtual o Networking Lounge
Vídeo en vivo
Uno de los aspectos más estimulantes del Meeting Room Virtual es experimentar interacción en tiempo real, similar a la que ocurre durante los encuentros físicos.
Por ello, el organizador se presenta a través de videoconferencia en vivo, además de que los asistentes tienen la oportunidad de conversar con el orador y hacer preguntas durante su exposición.
La posibilidad de verse entre sí ayuda a que los intercambios sean significativos y beneficiosos para la comunicación. Además, transmite legitimidad y cercanía.
Mensajería instantánea
La función de chat es esencial en un Networking Lounge. Puede parecer un pequeño detalle sin importancia, pero el chat es la principal herramienta que permite a los asistentes relacionarse entre sí y con el orador.
A través del chat, los asistentes comparten su opinión, aportan información en relación al tema tratado y hacen preguntas al organizador. Todas estas interacciones son tomadas en cuenta por el host para continuar con el desarrollo de su presentación, dado que puede aclarar dudas y tomar nota de las opiniones.
Este espacio de interacción puede mantenerse abierto durante toda la reunión o dejarse para el final, dependiendo del tipo de encuentro. Lo importante es que la audiencia tenga la oportunidad de participar y entablar conversación para que el Meeting Room Virtual sea efectivo.
Planificación
Las sesiones de Meeting Room Virtual pueden ser agendadas o espontáneas. El primer caso es más frecuente en reuniones importantes con patrocinadores y clientes, ya que la mayoría de ellas se pautan con antelación.
Las conferencias también suelen pautarse, así que los asistentes cuentan con un enlace de acceso para ingresar a la sala online llegado el momento de la reunión.
En cambio, algunas reuniones entre los miembros de un equipo de trabajo pueden darse de manera espontánea, ya sea por alguna emergencia o eventualidad y de forma privada o pública.
Número de participantes
En un Meeting Room Virtual no solo se realizan reuniones entre un organizador y varios participantes. También se realizan encuentros 1:1.
Así mismo, la cantidad de asistentes puede ser limitada o ilimitada, de acuerdo con las preferencias del organizador.
En general, cuando los asistentes pagan una entrada para participar en una conferencia o cuando se trata de una reunión con un público selecto, el número de asistentes es limitado. Para ello, cada invitado cuenta con un enlace de acceso único.
Moderación
Cada Networking Lounge cuenta con un organizador o moderador. Sin embargo, su nivel de participación varía de acuerdo con el objetivo de la reunión.
En algunos encuentros, el moderador se mantiene como el centro de atención de principio a fin. Sobre todo, cuando se realizan presentaciones o exposiciones sobre un tema específico de tono informativo o divulgativo.
En estos casos, la participación de la audiencia se limita a mensajes enviados a través del chat o la oportunidad de participar solo durante el tiempo designado para hacer preguntas.
Otra alternativa para llevar a cabo un Meeting Room Virtual, es que el moderador inicie el encuentro y dé lugar a la participación continua de los asistentes. De esta forma, el encuentro se desarrolla como una reunión de trabajo tradicional en la que todos los participantes expresan su punto de vista y aportan información valiosa.
Networking
En el salón virtual, los asistentes tienen la posibilidad de crear chats privados con otros participantes con el fin de presentarse, desarrollar una relación profesional e incluso, intercambiar datos de contacto y pautar un encuentro físico.
Esta herramienta es especialmente útil para ampliar la red de contactos y generar oportunidades laborales y de negocio.
Herramientas adicionales
Para facilitar la colaboración y el intercambio de ideas, así como para mejorar la experiencia de los participantes; un Meeting Room Virtual suele brindar la posibilidad de enviar y recibir documentos, grabar el encuentro y compartir pantalla.
Otra de las herramientas que puede incluir es el uso compartido de aplicaciones. Principalmente, porque la experiencia es más cómoda, sencilla y organizada cuando los participantes acceden a la reunión a través de una aplicación predeterminada.
Cuándo usar un Meeting Room Virtual o Networking Lounge
Las salas de reunión virtuales son adecuadas para realizar encuentros entre los miembros de un equipo de trabajo, y negociar con patrocinadores y clientes. En especial, cuando los participantes están separados por una distancia geográfica considerable y reunirse en un lugar físico implica gastos de viaje, hospedaje y demás.
A continuación, presentamos cuatro escenarios en los que es ideal llevar a cabo un Meeting Room Virtual:
Reuniones con trabajadores remotos
Actualmente, las empresas no limitan la contratación de talentos a su zona geográfica inmediata. Por lo tanto, esta herramienta de videoconferencia le permite a los directivos estar en contacto con sus empleados, acordar la planificación de un proyecto y dar seguimiento a su trabajo.
Reuniones con representantes empresariales y patrocinadores
Las empresas nacionales y multinacionales cuentan con varias sucursales distribuidas en uno o varios países. Cuando es necesario dar un seminario de capacitación o una conferencia a los representantes empresariales de cada una, el Meeting Room Virtual es excelente para reunirlos a todos en un mismo espacio.
Lo mismo ocurre cuando surge la necesidad de negociar con patrocinadores que se encuentran en un punto geográfico diferente.
Reuniones con clientes
La interacción con los clientes es fundamental. Afortunadamente, un Networking Lounge crea un espacio de interacción cercano para mantener relaciones sanas y duraderas con los clientes que se encuentran en otras provincias o países.
Ya sea para mantenerse en contacto con empleados, patrocinadores o clientes, el Meeting Room Virtual es una herramienta imprescindible para las empresas y los profesionales que buscan el crecimiento y la expansión de sus relaciones.
Encuentros con profesionales de perfiles afines
En el marco de un evento virtual, la inteligencia artificial también juega un papel importante a la hora de establecer similitudes entre perfiles profesionales y sugerir nuevos contactos. Es hora de ampliar horizontes, especialmente en el contexto actual.
Así pues, las salas de reuniones virtuales se presentan también a perfiles afines y se convierten en un espacio común para ensanchar la red de contactos entre profesionales de un mismo sector.
