Los eventos virtuales no solo facilitan que personas de cualquier parte del mundo se reúnan y disfruten de la misma experiencia a través de internet. También son una herramienta efectiva para rastrear datos sobre los asistentes y conocer el perfil de la audiencia.
En su definición más simple, los eventos virtuales se desarrollan en plataformas tecnológicas que conectan a un grupo de personas y con frecuencia, incluyen funciones de participación interactiva como encuestas, chats, sesiones de preguntas y respuestas, entre otras.
Son estas funciones las que generan una mina de oro en datos. Todo el comportamiento y la información proporcionada por los asistentes es capturada y nos permite evaluar desde los intereses de cada participante hasta la capacidad de conversión de cada una de las actividades realizadas durante el evento.
Datos obtenidos en un evento virtual
Las plataformas empleadas en el desarrollo de un evento virtual permiten recopilar datos relevantes que, posteriormente, son el punto de partida de ciertas métricas de rendimiento.
El análisis de estas métricas da cuenta de la eficiencia y la rentabilidad del evento online y a su vez, sirve para detectar posibles mejoras y hacer los ajustes que sean necesarios para futuras acciones de la empresa.
Tanto las métricas como el análisis que se hace de ellas forma parte del informe final sobre el evento que todo buen organizador debe ofrecer a las empresas y patrocinantes. En especial, porque es la mejor forma de evaluar el índice de retorno de inversión y la calidad del servicio y las herramientas tecnológicas utilizadas.
Como mencionamos, todo ello parte de los datos recopilados antes, durante y después del evento online. Algunos de los más esenciales e importantes son:
Número de inscripciones
Se trata del número total de personas que se registran al evento. Vale mencionar que una buena métrica resulta al comparar el número de inscritos con el número de asistentes, ya que indica el verdadero interés que despertó el evento en el público desde el primer momento.
Número de registros específicos
Cuando el evento virtual está conformado por sesiones especiales, se puede contabilizar cuántas personas se registran a cada una con el objetivo de determinar los temas de interés o los oradores favoritos del público.
Información demográfica
Datos como el sexo, la edad y la ubicación geográfica de los asistentes es útil para estructurar el perfil del público e incluso, para optimizar la orientación de futuras campañas de marketing.
Direcciones de correo electrónico
Recopilar las direcciones de correo electrónico de los asistentes del evento puede convertirse en la mejor vía para recordarles la fecha de inicio del evento, enviarles encuestas post-evento e incluso, para tenerles en cuenta en futuras estrategias de email marketing.
Ya sea para informarles sobre la realización de otro evento similar o el lanzamiento de un producto o servicio en el que podrían estar interesados.
Tasa de apertura de correos electrónicos
Se refiere a la cantidad de personas que abren los emails que se les envía. Esta métrica señala qué tan interesados están los asistentes en la información que se les proporciona y qué tan efectiva es la estrategia de comunicación planteada.
Tasa de clics de correo electrónico
Cuando se incluyen enlaces en los correos electrónicos que se envían, es importante saber cuántas personas hacen clic en ellos. Al igual que la tasa de apertura, esta métrica ofrece información sobre el interés del público y la efectividad de la estrategia comunicativa.
En ocasiones, para mejorar la tasa de clics, es necesario tener en cuenta los datos demográficos del público con la finalidad de crear una comunicación más cercana y transmitir contenidos más específicos dirigidos a sus intereses particulares.
Niveles de participación ante los oradores
La cantidad de comentarios y preguntas realizadas al orador mientras se presenta indica el grado de interés que despierta el tema o el personaje en el público. Ello nos dice si se debería profundizar en ese tema en específico o invitar al orador de nuevo en el futuro.
Comentarios
Los comentarios que los asistentes realizan en cada sección del evento online son una expresión de su opinión y su nivel de satisfacción. Por ello, tanto los comentarios negativos como los positivos deben evaluarse para conocer las fortalezas y las debilidades del evento según la experiencia de los participantes.
Participación en redes sociales
Si la dinámica del evento online incluye la posibilidad de interactuar en redes sociales mediante hashtags o grupos, se debe incluir el número total de publicaciones generadas por los asistentes en relación con el evento.
De igual modo, es importante precisar qué opiniones emiten los participantes a través de esos canales de comunicación con el fin de comprender cómo está resonando el contenido del evento en el público.
Clientes potenciales
Se trata de la cantidad de clientes potenciales que se generan a partir de un evento virtual. Esta métrica es clave, ya que uno de los objetivos del evento es generar leads.
Nivel de satisfacción de los asistentes
Al terminar el evento virtual, se envían encuestas a los participantes a través de correo electrónico para conocer su opinión sobre ciertos aspectos del evento. Generalmente, estas encuestas se componen de enunciados específicos que cada asistente debe valorar con una escala numérica.
Estos datos brindan información sobre todo lo que generó satisfacción en el público, así como sobre todo aquello que desagradó y necesita ajustes futuros.
Conexiones de networking
Esta métrica contiene la cantidad total de asistentes que intercambian información de contacto, y se vincula con el grado de satisfacción, engagement y credibilidad que se logra crear durante el evento virtual.
Interacciones en la aplicación móvil
Algunos eventos virtuales cuentan con una aplicación móvil que los participantes pueden descargar para agendar su asistencia a actividades específicas, comentar y generar contenido sobre su experiencia en el evento virtual.
En este sentido, se puede conocer cuántas personas descargaron la aplicación, y cuántas agendaron su participación, crearon publicaciones o enviaron mensajes a otros asistentes. Cada interacción implica diferentes niveles de satisfacción y engagement.
Cuándo se obtienen los datos en un Evento Virtual
La captación de datos se genera antes, durante y después del evento virtual. Sin embargo, existen momentos clave en los que los asistentes aportan buena parte de la información relevante. Estos son:
- Registro: cuando los participantes se inscriben en el evento, pueden llegar a dar detalles cruciales sobre su persona como su edad, género, ubicación, grado de escolaridad, profesión, ubicación y dirección de correo electrónico.
- Desarrollo de las actividades: cada vez que los usuarios inician sesión en la plataforma del evento, dejan un historial fácil de rastrear que incluye las secciones que visita, los archivos que descarga, sus comentarios, las conexiones que establece con otros, etc.
- Encuestas post – evento: al finalizar el evento, las encuestas son el mejor instrumento para conocer la impresión final de los participantes sobre el desarrollo del evento y sus actividades.
A diferencia de los eventos físicos, los eventos virtuales ofrecen información rastreable y fácil de procesar. Sobre todo, porque cada asistente lleva asociado un nombre de usuario y todos sus movimientos son observables y evaluables en la plataforma.
Es entonces cuando debemos tomar ventaja de los datos para crear informes completos que brinden una perspectiva más amplia del evento y de esa forma, aumentar estratégicamente el índice de retorno de inversión.
