Las ferias virtuales se asemejan a las presenciales, con la diferencia de que se desarrollan online y, desde luego, que el contacto humano es irremplazable. Su formato permite que profesionales de todo el mundo se reúnan en un espacio y tiempo determinado solo haciendo uso de su conexión a internet, y sin los efectos secundarios que implica trasladarse a otro punto geográfico.
En este tipo de eventos online, los participantes recorren una serie de stands virtuales en los que pueden relacionarse con otros profesionales a través de chats privados y videollamadas, así como obtener contenido digital en forma de documentos, vídeos y enlaces sobre los productos o servicios de la empresa.
Además, las ferias virtuales son una excelente alternativa para fidelizar clientes y aumentar el alcance y la visibilidad de la marca. Por esta razón, cada vez son más las empresas que apuestan por las nuevas tecnologías y desarrollan este tipo de eventos.
Ventajas de las ferias virtuales
Son fáciles de administrar
Durante una feria virtual, se tiene más control sobre el desarrollo de las actividades. De hecho, no hay que preocuparse por problemas logísticos relacionados con el alquiler del espacio, la disposición del mobiliario o la capacitación de personal.
Tampoco habrá el estrés habitual que viene con la necesidad de estar en distintos lugares para hablar con los expositores o los asistentes durante el evento, pudiendo entablar varias conversaciones seguidas en cuestión de segundos.
De este modo, es fácil centrarse en garantizar el funcionamiento de todas las herramientas digitales necesarias para brindar una experiencia fluida a los participantes.
Mejoran la experiencia con la marca
Cuando una empresa realiza una feria virtual, demuestra su disposición para implementar avances tecnológicos y brindar nuevas experiencias a sus clientes.
Las personas se sienten atraídas por vivencias innovadoras como esa, por lo que es muy probable que los asistentes se conviertan en clientes y los clientes, en embajadores de la marca.
De igual forma, los asistentes a las ferias virtuales reciben atención personalizada, tal como en los eventos físicos. Por lo tanto, su experiencia con la marca suele ser gratificante y satisfactoria.
Esta filosofía empresarial innovadora representa una oportunidad para posicionarse como un ejemplo líder en su industria ante consumidores y otras empresas de la competencia.
Proporcionan data sobre potenciales clientes
Una de las mayores ventajas de las ferias virtuales es que permiten recopilar información sobre los asistentes, quienes pueden ser clientes o potenciales clientes, en tiempo real.
Esta data se obtiene desde el momento en el que los participantes registran su asistencia y es útil para conocer el perfil de los consumidores de la marca y posteriormente, crear campañas de marketing que los motiven hacia un objetivo específico y brindar soluciones que satisfagan sus necesidades específicas.
Reducen costes
Cuando se organiza un evento online, el coste operativo disminuye considerablemente. No es necesario invertir en transporte, alojamiento, ni personal de servicio. Tampoco se presentan gastos relacionados con el alquiler del espacio, la impresión de elementos publicitarios o en promoción del evento.
Así mismo, se descartan gastos imprevistos, ya que, en el mundo digital, prácticamente no se presentan situaciones inesperadas y por consiguiente, el presupuesto inicial se puede mantener de principio a fin.
En general, un evento online exige menos costes que un evento físico y garantiza mayor control sobre el retorno de la inversión.
Aumentan el alcance de la empresa
Al organizar un evento físico, es común preguntarse si la ubicación, la hora y la fecha son convenientes para los asistentes. Incluso se evalúa la accesibilidad para personas discapacitadas y la disponibilidad de un estacionamiento cercano para quienes se movilizan en su vehículo.
A pesar de ello, existe un gran número de personas y clientes potenciales que no pueden asistir por limitaciones geográficas, temporales o económicas.
En cambio, para asistir a una feria virtual, sólo se necesita un ordenador o dispositivo móvil con conexión a internet. De esta manera, los participantes pueden asistir desde cualquier lugar del mundo, por lo que la tasa de asistencia supera con creces a la de un evento físico.
A la vez, la empresa aumenta su alcance y exposición, por lo que más personas pueden llegar a conocerla e interesarse por sus productos y servicios.
Optimizan la gestión del tiempo
Las ferias virtuales se desarrollan con más agilidad que las físicas.
Para asistir, los participantes no deben viajar de un lugar a otro ni reservar gran parte del día para el evento. Mientras transcurre la feria virtual, pueden ir directamente a los stands que les interesa y obtener la información que buscan a su ritmo y con mayor eficiencia.
Incluso los organizadores de una feria virtual ahorran más tiempo del que se invierte en la planificación de un evento físico.
Esto facilita que las personas involucradas gestionen su tiempo de acuerdo a su estilo de vida y se sientan más cómodas con la experiencia.
Las ferias virtuales ofrecen resultados medibles
En el mundo digital, cada acción es medible. Los datos que se obtienen sobre el evento y los asistentes permiten evaluar el retorno de inversión, encaminar próximas acciones, planificar estrategias de marketing futuras y reconocer debilidades y aciertos.
La información recabada contempla la cantidad de participantes, su ubicación geográfica y sus intereses basados en su actividad en la feria virtual; así como su nivel de satisfacción una vez concluida.
También es posible medir el alcance del evento y la efectividad de las estrategias de publicidad online, entre otros aspectos. Por lo tanto, la empresa puede hacer un seguimiento de los asistentes y de los resultados de su inversión desde el día uno.
Forman un espacio de networking
En las ferias virtuales, abundan las oportunidades para conocer a otros profesionales del área.
Los asistentes pueden acceder a un apartado para unirse a conversaciones grupales y foros de discusión, al igual que contactar a otros participantes para conversar en privado vía chat o videollamada.
Para que la experiencia de networking sea más efectiva, los organizadores pueden segmentar a los participantes por temas de interés o por perfiles.
Así, las ferias virtuales simulan los encuentros que suelen darse en los eventos físicos. A su vez, los involucrados amplían su red de contactos y establecen relaciones valiosas para su desarrollo profesional.
Demuestran responsabilidad social
Realizar un evento físico conlleva un impacto ambiental. Sobre todo, al considerar las emisiones de CO2 que se producen a partir del transporte de personas y materiales al lugar del evento, y la cantidad de residuos que se generan una vez terminado.
En contraste, para participar en un evento online, las personas no necesitan transporte terrestre o aéreo.
Al final del día, tampoco quedan materiales corporativos y de construcción como desechos; de tal forma que las ferias virtuales reducen el impacto ambiental al mínimo y se convierten en una buena forma de mostrar la Responsabilidad Social de la empresa.
Garantizan el respaldo de la información
Los asistentes obtienen información en formato de vídeos, documentos y enlaces; de manera que pueden archivarla y consultarla cada vez que lo necesiten.
A diferencia de los eventos físicos, no necesitan guardar tarjetas de presentación, folletos o notas que podrían deteriorarse o perderse. Por ello, el respaldo de la información obtenida en una feria virtual es más eficiente.
En definitiva, las ferias virtuales tienen ventajas significativas sobre las físicas. Además, forman parte de la era digital que nos invita a renovar y transformar las viejas costumbres simplificando procesos y haciéndolos más eficientes de la mano de la tecnología.
