La crisis sanitaria ocasionada por la propagación del Covid-19 ha transformado rápidamente la industria de eventos tradicionales y ha impulsado las reuniones virtuales.
Ahora, los organizadores deben preocuparse más por la limpieza, las medidas de higiene y el distanciamiento entre asistentes para adaptarse a las exigencias de la sociedad. A su vez, las empresas se enfrentan a una reducción del presupuesto y a la dificultad de reunir a personas de diferentes provincias o países en un mismo lugar.
Los salones no podrán llenarse a su máxima capacidad, así que participarán menos personas. Así mismo, en su mayoría, los asistentes serán quienes se encuentren geográficamente cerca de la locación. Esta realidad apunta a que las reuniones serán más pequeñas, simples y de corta duración.
Por su parte, en la industria de eventos, se espera una disminución en los precios de las sedes y en las comisiones cobradas por los organizadores. También será necesario invertir en la adaptación de las instalaciones y centros de convenciones para hacerlos más versátiles para así poder garantizar la sana distancia entre los participantes.
Frente a este panorama, la innovación es clave para evitar más pérdidas económicas y adaptarse a los cambios recientes. La tecnología ya ha demostrado su poder para superar barreras físicas y para mantener el flujo de información entre las personas, por lo que las empresas están empezando a valorar la posibilidad de realizar más reuniones virtuales y eventos híbridos.
La transformación digital de los eventos estará marcada por el uso de tecnologías como la realidad virtual y aumentada, videollamadas, chats, etc. No obstante, entre los cambios más significativos en la industria de reuniones y eventos también destacan:
Recursos limitados
La pandemia por Covid-19 está generando una crisis económica que obliga a muchas empresas a disminuir su personal y reducir los presupuestos asignados para distintas áreas.
En la industria de eventos, esta escasez de recursos implica el reto de crear experiencias significativas para los asistentes con base en la creatividad, la flexibilidad y la eficiencia.
De otra forma, los organizadores de eventos no podrán recuperar sus niveles de producción ni aumentarlos a futuro.
Público selectivo
Actualmente, tanto las empresas como los expositores, patrocinadores y asistentes están reevaluando su participación en eventos. Estas reuniones no solo se perciben como un riesgo para la salud de los involucrados, sino también como un riesgo financiero.
La mayoría de las personas solo asistirán a un evento presencial si les brinda una experiencia imperdible o una oportunidad única para obtener conocimientos y establecer conexiones valiosas con otros. De lo contrario, preferirán no asistir.
Este último escenario afectará, en gran medida, la rentabilidad de la industria de reuniones y el retorno de inversión de las empresas. Y para evitarlo, los organizadores de eventos deberán ser más ingeniosos para:
- Garantizar la asistencia de los invitados
- Aumentar el alcance de los eventos y estimular la participación
- Transmitir el valor del evento de forma única y emocional
- Incrementar su productividad
Nuevas exigencias
Las empresas necesitan evitar más pérdidas económicas, por lo que se asegurarán de no tener que pagar por un evento que quizás no se realice. Por este motivo, las sedes de convenciones y reuniones tendrán que flexibilizar los contratos y los términos de cancelación para dar confianza a los clientes.
De igual modo, será necesario que adecúen sus instalaciones para que los asistentes se sientan seguros durante el desarrollo del evento. El distanciamiento social, el uso de mascarillas, el suministro de gel hidroalcohólico y la toma de la temperatura corporal son las nuevas necesidades básicas que deben cubrir los salones de reuniones y los organizadores de eventos.
Así mismo, se estima que los hoteles deberán bajar los precios en la reserva de las habitaciones para conservar su rentabilidad y atraer clientes. Los servicios de alimentos y bebidas también tendrán una tendencia a la baja para estimular su contratación y asegurar algún margen de ganancias.
Inclinación por la sostenibilidad
La sostenibilidad es una preocupación creciente, especialmente en momentos de pandemia. Los organizadores de eventos deberán hacer un esfuerzo para trabajar con materiales reciclables y de bajo impacto ambiental, así como para contribuir con el ahorro energético.
La disminución en las emisiones de CO2 será otro de los objetivos primordiales, por lo que se evitará el traslado de recursos provenientes de lugares lejanos. En su lugar, habrá una preferencia por los productos locales, ya sean comidas, materiales de montaje y producción, o regalos.
Esta nueva forma de organización aportará valor a las comunidades locales y formarán parte de las acciones de Responsabilidad Social de la organización.
Tiempos reducidos
Hasta que el mundo tenga una vacuna con la que detener la propagación del Covid-19, las personas no se sentirán dispuestas a pasar mucho tiempo en reuniones extensas con numerosas personas alrededor.
Los organizadores deberán reducir el tiempo invertido en las actividades que no sean indispensables para el desarrollo del evento. De esta manera, los asistentes tendrán una experiencia concisa, grata y cargada de valor sin exponerse en exceso a situaciones de riesgo.
Apuesta por los eventos híbridos y los eventos virtuales
Los eventos híbridos combinan la experiencia presencial con la virtual, de modo que un grupo pequeño de personas reunidas en un espacio puede comunicarse e interactuar con una amplia audiencia a través de diferentes canales digitales. Por su parte, los eventos virtuales concentran toda la experiencia en el plano digital.
Antes de la pandemia, los eventos híbridos y virtuales rara vez formaban parte de la estrategia de marketing de las empresas. A pesar de ello, ahora se están convirtiendo en la mejor forma de hacer reuniones sin poner en riesgo la salud de los involucrados.
Las empresas han notado que para mantener el contacto con sus clientes el uso de la tecnología es esencial. Y por eso, estas modalidades comenzarán a ser más frecuentes.
No sólo porque facilitan la asistencia de personas desde cualquier parte del mundo, sino también porque disminuyen los costes de producción, garantizan mayor retorno de inversión y brindan un valor añadido en la experiencia de los participantes.
Sin embargo, para lograr esos objetivos, ofrecer sólo una transmisión en vivo por internet no será suficiente. Se trata de darle a los participantes una experiencia más inmersiva y diferenciadora que capte su atención y estreche su relación con la empresa.
Por lo tanto, así como los organizadores de eventos cuentan con equipos y recursos para patrocinar un encuentro presencial; se espera que tengan las herramientas y el software adecuado para desarrollar reuniones virtuales memorables y efectivas.
No hay duda de que los eventos presenciales volverán. Su regreso será paulatino conforme se superen los efectos de la pandemia. Primero, se retomarán los encuentros locales, regionales y nacionales mientras que las reuniones y convenciones internacionales serán las últimas en tener lugar.
No obstante, este contexto social complejo e incierto permitió que las empresas y los organizadores de eventos reconocieran la necesidad de crear soluciones innovadoras y transformadoras para ajustarse a una realidad cambiante.
Es por esto que los eventos híbridos y las reuniones virtuales formarán parte de la nueva normalidad en la industria de eventos. Además de permitirle a las empresas demostrar su capacidad de adaptación, les ayudará a transmitir su propuesta de valor a clientes potenciales y a la vez, obtener una alta tasa de rendimiento.
