Antes de que se desarrollara la tecnología para la gestión de eventos, la organización de reuniones y convenciones era un proceso manual. La lista de asistentes se llenaba uno por uno en el ordenador. Así mismo, la mayor parte de la promoción se concentraba en folletos o pancartas y acercamientos personales.
Con el nacimiento de los eventos virtuales e híbridos y el auge del marketing digital, aumentó la necesidad de rastrear y medir la efectividad de los eventos y a la vez, simplificar los procesos de registro y organización.
Es entonces, cuando la tecnología de gestión de eventos comienza a jugar un papel determinante en el éxito de los eventos híbridos.
Esta tecnología está conformada por todas las herramientas digitales que facilitan el trabajo de los organizadores y mejoran la experiencia de los asistentes. Incluye software, aplicaciones y programas que sirven para controlar y supervisar todos los aspectos del evento.
Actualmente, es imprescindible para que la experiencia se desarrolle de manera fluida y los asistentes se sientan satisfechos con su participación de principio a fin. Vale destacar que del manejo de la tecnología de gestión de eventos depende también la captación de datos que permite evaluar la tasa de rendimiento y hacer mejoras a futuro.
Componentes de la tecnología de gestión de eventos
Es claro que para realizar eventos híbridos se necesita conexión a internet, ordenadores, proyectores y otros equipos; pero la tecnología de gestión de eventos va más allá de ello. Implica una plataforma completa capaz de promocionar, ordenar y ejecutar el evento con eficiencia.
Los componentes principales de esta tecnología suelen ser:
Sitio web del evento
Los eventos híbridos y virtuales se benefician, en gran medida, de un sitio web. Este espacio proporciona una base de operaciones para dar a conocer todos los aspectos relacionados con el evento, atraer a los posibles participantes y registrar sus datos.
Entre los elementos esenciales que debe contener el sitio web, se encuentran:
- Título del evento: cuando los usuarios inician su sesión en el sitio web, el nombre del evento es uno de los primeros datos que deben conocer. Y para que sea efectivo, este necesita reflejar de qué se trata el encuentro o qué objetivo tiene.
- Empresa u organización que lo patrocina: este es uno de los aspectos clave que le da autoridad al evento y estimula la confianza de los asistentes.
- Dónde y cuándo se realiza: la hora y el lugar debe encontrarse a simple vista en la página principal. Sobre todo, porque una de las primeras preguntas que se hacen los posibles participantes es si podrán asistir.
- Propuesta de valor del evento: se trata de una descripción que destaca los beneficios que obtendrán las personas al asistir al evento. Esta sección es la responsable de impulsar las inscripciones de los participantes.
- Llamada a la acción: el objetivo de este sitio web es registrar a los asistentes, por lo que la invitación a inscribirse debe destacar y fomentar los clics en el botón de registro.
- Expositores y actividades a realizarse: esta información es de gran interés para los participantes, ya que les da una idea de lo que pueden aprender y conocer al asistir.
De igual forma, se pueden agregar otras secciones como la de preguntas frecuentes, fotografías y opiniones de eventos anteriores en caso de que se trate de una nueva edición de un evento ya realizado.
Proceso de registro
Esta es la primera herramienta que permite recopilar información sobre los asistentes. Durante el registro, se solicitan los datos personales y de contacto de los participantes como sus nombres, apellidos y dirección de correo electrónico. Incluso se puede incluir la edad y la profesión para tener un perfil más completo de cada uno.
También es posible agregar un apartado en el que se les pregunte cómo se enteraron del evento o cuáles son sus áreas de mayor interés. Estas respuestas serán de gran ayuda para planificar futuros eventos y diseñar nuevas estrategias de marketing.
Así mismo, la tecnología de gestión de eventos permite usar la información recabada en el proceso de registro para generar credenciales de acceso al evento y certificados de participación que podrían enviarse a cada asistente mediante correo electrónico.
Programas para la planificación del evento
Los eventos híbridos se desarrollan tanto en físico como en digital, así que también requieren del alquiler de un salón, mobiliario, equipos de sonido, ordenadores, proyectores, servicio de catering para los asistentes y todo aquello relacionado con un evento offline.
Para facilitar el cumplimiento de tareas, los organizadores pueden usar un software de planificación de eventos para observar cuáles son las tareas pendientes y a cargo de quién están. Estas plataformas les permite mantenerse siempre en contacto para hacer seguimiento de los procesos, agilizar la toma de decisiones y establecer prioridades.
Software de marketing de eventos
Este tipo de software para la gestión de eventos se refiere a todas las herramientas utilizadas para programar campañas de email marketing, y anuncios publicitarios en redes sociales y sitios web. Estas acciones ayudan a:
- Recordarle a las personas inscritas el día y la hora del evento
- Alcanzar a personas que pudieran interesarse en el evento
- Invitar a posibles asistentes
Una vez finalizado el evento, el correo electrónico es uno de los mejores medios para consultarle a los participantes sobre su experiencia, recomendaciones y nivel de satisfacción en relación con el evento.
Software de transmisión en vivo
Los eventos híbridos se transmiten en vivo, ya sea en parte o en su totalidad. Para ver los seminarios, discursos y presentaciones planeadas, los participantes necesitan reunirse en una plataforma de transmisión en vivo.
Muchas de ellas cuentan con una sección de comentarios o preguntas que los organizadores pueden activar para que quienes estén conectados por ese medio interactúen con los expositores.
Esta tecnología de gestión de eventos facilita evaluar el nivel de participación que generan las actividades, así como la cantidad de asistentes que registra cada una con el objetivo de reconocer fortalezas y debilidades en el desarrollo del evento.
Aplicaciones de realidad virtual y aumentada
Este tipo de software recrea espacios y objetos, de manera que los participantes exploran lugares o cosas como si las observaran en la vida real.
Las experiencias de realidad virtual y aumentada resultan más atractivas para los asistentes, por lo que influyen positivamente en su nivel de satisfacción. Además, les invita a interactuar más durante las actividades.
Herramientas de análisis de datos
Cuando el evento finaliza, es momento de estudiar los indicadores de rendimiento para conocer con exactitud su alcance, tasa de retorno de inversión y de abandono, y considerar qué mejoras pueden realizarse a futuro, etc. En este sentido, es clave contar con una plataforma en la que se recopilen y organicen todos los datos obtenidos a lo largo del proceso.
Estas herramientas son capaces de crear perfiles de los asistentes, segmentar sus opiniones finales, estudiar la efectividad de las estrategias de marketing y más. Es por eso que son piezas fundamentales en el ámbito de la tecnología de gestión de eventos.
Hoy en día, gracias a estos componentes tecnológicos, los eventos híbridos o eventos 100% virtuales son cada vez más eficientes y rentables. Especialmente, porque están presentes en todas las fases de planificación con el fin de facilitar la medición y el control de cada aspecto.
