El objetivo de todo evento online es simular la experiencia física haciéndola más cómoda y agradable para los asistentes. Es por esto que un auditorio virtual funciona de manera similar a los tradicionales.

La mayor diferencia es que, en lugar de reunirse en un espacio físico, los participantes se encuentran con los ponentes en línea. Por lo tanto, pueden asistir al evento desde cualquier lugar del mundo usando una conexión a internet y un móvil u ordenador.

Para las empresas, los auditorios virtuales son el espacio adecuado para dar sesiones educativas, de capacitación o certificación; así como demostraciones de productos, conferencias magistrales y seminarios de todo índole.

La finalidad de esta modalidad de evento online suele ser generar clientes potenciales, fidelizar y aumentar el reconocimiento de la marca.

En qué consiste un auditorio virtual

Un auditorio virtual es un espacio de reunión online en el que varios ponentes presentan conferencias, seminarios y presentaciones a un gran número de asistentes.

La apariencia del lugar puede ser la misma a la de un auditorio real, por lo que se hallan varias filas con asientos para los invitados y un escenario central que incluye una gran pantalla en la que se proyecta la presentación del ponente en vivo o pregrabada. Pero también se puede presentar como una combinación de pantallas de los distintos participantes.

Al igual que los eventos en auditorios físicos, estos se crean entorno a una agenda preestablecida que refleja todas las actividades, discursos y sesiones que se realizarán.

Además, incluyen herramientas de participación comunitaria que estimulan el engagement e imitan la experiencia de socialización e interacción que suele darse naturalmente en esos encuentros.

Es por ello que se presentan votaciones y encuestas en vivo, chats en tiempo real y espacios para realizar preguntas a los ponentes. Al final del evento, los asistentes incluso pueden obtener recursos descargables y otras recompensas por su participación en caso de que haya integración de gamificación.

Funcionamiento de un auditorio virtual

El desarrollo de un auditorio virtual implica el empleo de distintas tecnologías de realidad aumentada y virtual, al igual que de interacción entre los asistentes y los ponentes.

Todas las herramientas tecnológicas que forman parte del proceso mejoran la experiencia de los involucrados, y garantizan tanto el retorno de inversión como el éxito del evento online.

De este modo, las actividades en un auditorio virtual suelen incluir:

Organización por agenda

Una de las piezas más importantes en la planificación de un auditorio virtual es la agenda. Sobre todo, cuando el evento online se desarrolla durante varios días y se planea ofrecer distintas presentaciones.

Los asistentes deben tener acceso a una agenda virtual en la que se encuentre el nombre de la presentación, el ponente y la hora. Esta herramienta es la principal fuente de información de los participantes, además de que les permite organizar su actividad a lo largo del evento online.

Cuando la agenda se comparte a través de correo electrónico o una aplicación móvil especial para el evento, los asistentes tienen la oportunidad de hacer clic en los enlaces de cada presentación para planear su participación. Además, esto les permite saber a los organizadores qué presentaciones son las más populares y cuántos asistentes se esperan.

Límite de asistencia

En general, un auditorio virtual puede albergar cualquier número de participantes durante una presentación. Dependiendo de la magnitud del evento, se pueden incluir más espacios para los asistentes mientras que el ponente siempre se encontrará en el centro de la escena.

Webinars en streaming

Los auditorios virtuales han tenido un gran éxito en el plano educativo y de capacitación, por lo que son un excelente escenario para llevar a cabo webinars en streaming. Este tipo de presentaciones suele durar entre 30 y 80 minutos por ponente.

Además, pueden ofrecerse de manera gratuita o de pago a través de servicios online de e-commerce. Los webinars emplean herramientas de videoconferencia, sesiones de preguntas y respuestas y recursos descargables. Incluso pueden transmitir video en vivo o pregrabado.

Q&A session

En un auditorio virtual como en uno físico, hay espacio para que los asistentes hagan preguntas y consulten sus dudas a los ponentes. Por lo tanto, los presentadores pueden seleccionar y mostrar las preguntas del público para contestarlas en tiempo real.

Para hacer el evento más entretenido, los asistentes pueden votar por las preguntas realizadas por otros con el objetivo de que el presentador responda las más votadas.

Por su parte, el ponente puede activar la función de moderador para seleccionar y filtrar preguntas mientras el público las envía. Y de esa forma, contestar de manera ordenada las que haya seleccionado.

Actividades de engagement durante las sesiones

Cuando se asiste a presentaciones en auditorios físicos, se espera que los organizadores y los ponentes generen participación. Por lo tanto, en un auditorio virtual, se crean los mismos espacios de interacción para estimular el engagement de los asistentes.

De este modo, se emplean encuestas y votaciones en vivo, así como Q&A sessions y chats online. Estas herramientas de participación permiten que los asistentes intercambien ideas y opiniones, a la vez que los ponentes establecen una relación más cercana con su público.

Los resultados de estas actividades pueden ser compartidos en tiempo real para generar más interés y conversación.

Interacción en vivo a través de las RRSS

Las redes sociales son una gran herramienta de participación que pueden servir para que los asistentes compartan sus impresiones sobre el desarrollo del evento y su nivel de satisfacción. Además, son ideales para crear comunidad entorno al auditorio virtual.

Si no se quiere usar una red social conocida como Twitter o Facebook, es posible desarrollar una aplicación especial para el evento en la que los usuarios puedan acceder desde sus dispositivos móviles o sus ordenadores.

Estos espacios permiten que los asistentes suban fotos, comenten y participen en hilos de discusión. Por lo tanto, constituyen un canal para que los participantes se comuniquen entre sí, hagan networking y perciban la interacción que se mantiene con otras personas en un evento físico.

Encuestas post-evento

Cuando las encuestas se realizan durante el desarrollo de las actividades, son útiles para conocer la opinión de los asistentes acerca de la actividad o el tema en particular.

En cambio, cuando se realizan al finalizar el evento, son los instrumentos indicados para conocer qué tan satisfechos quedaron los asistentes y los ponentes con el evento.

Así mismo, en una encuesta post-evento, se les consulta a todos los participantes qué aspectos mejorarían y qué sugerencias darían para las próximas presentaciones en el auditorio virtual.

Las opiniones recabadas en estas encuestas se toman en cuenta para ofrecer mejores experiencias en el futuro tomando en cuenta las preferencias del público. Con frecuencia, las encuestas post-evento se envían a través de correo electrónico una vez finalizado el encuentro.

Sin embargo, también pueden incluirse en la aplicación móvil del evento para aumentar las posibilidades de que sea contestada.

Las encuestas post-evento son especialmente importantes en los eventos online, ya que no se tiene la capacidad de recabar comentarios verbales o de medir expresiones faciales como en los auditorios físicos. Por lo tanto, se consideran imprescindibles.

Al implementar todas estas herramientas tecnológicas en el auditorio virtual, no solo se influye positivamente sobre la experiencia de participación de los asistentes. También se repercute en la tasa de éxito y conversión que obtiene la empresa.